Beleidsacceptatie

Policy-acceptatie is hoe elke medewerker bevestigt dat hij de policies heeft gelezen die op hem van toepassing zijn. Het werkt pas als twee dingen op hun plek staan: de medewerker zit in een groep, en aan die groep zijn policies toegewezen.

Hoe beleidsacceptatie werkt

Beleidsacceptatie is het proces waarbij elke persoon bevestigt dat hij of zij de policies heeft gelezen en ermee akkoord gaat. In Tidal werkt dit als volgt:

Een beleidsversie wordt als check aan een groep toegewezen.
Elk lid van die groep ziet de policy als een taak op zijn of haar Onboarding-pagina.
De persoon logt in op Tidal Control en accepteert de policy.
Tidal registreert de acceptatie met een tijdstempel.
Zodra een persoon alle toegewezen policies heeft geaccepteerd, wordt hij of zij als compliant gemarkeerd.

Beleidsacceptatie instellen

Voordat mensen policies kunnen accepteren, moeten twee dingen aanwezig zijn:

Aan de groep moet een policy zijn toegewezen. Zie Groepen beheren voor het toewijzen van policies aan een groep.
De persoon moet toegang hebben tot Tidal Control. Ze hebben een login nodig om hun Onboarding-pagina te kunnen bezoeken. Zie Personen beheren voor het uitnodigen van iemand.

Info

Een persoon kan een beleidsstuk alleen accepteren als hij of zij lid is van een groep waaraan dat beleidsstuk is toegewezen. Beleid direct aan een persoon toewijzen is niet mogelijk. Gebruik hiervoor groepen.

Beleidsacceptatie voltooien (voor personeel)

Wanneer een persoon inlogt op Tidal Control, kan hij of zij openstaande policy-taken vinden op de Onboarding-pagina:

Ga naar Onboarding via het menu.
Bekijk de vermelde policies die acceptatie vereisen.
Open elke policy en lees de inhoud.
Klik op "Accepteren" om de acceptatie te bevestigen.
De policy wordt gemarkeerd als geaccepteerd met de huidige datum en tijd.

Acceptatievoortgang bijhouden

De voortgang is op drie manieren te lezen: per persoon, over de hele organisatie, en in één oogopslag via de voortgangsring.

Per persoon

Open het detailvenster van de persoon in het Personen-overzicht.
Selecteer het tabblad "Taken".
Elke rij toont een policynaam, versie, en:
- Geaccepteerd: de datum waarop de persoon heeft geaccepteerd
- in afwachting: nog niet geaccepteerd

Voor de hele organisatie

Het compliance-dashboard bovenaan het Personen-overzicht geeft in één oogopslag een overzicht:

De tegel Compliant toont hoeveel mensen alle checks hebben voltooid.
De teller Te accepteren in de tegel Vereist aandacht toont hoeveel mensen toegang hebben maar nog openstaande taken hebben.

Voortgangsring

De kolom Voortgang in de Personen-tabel toont een ring per persoon:

Geen ring / "Niet gestart": geen policies toegewezen via groepen
Oranje ring: gedeeltelijk voltooid (bijv. 1/3 geaccepteerd)
Groene ring: volledig voltooid (alle policies geaccepteerd)

Wanneer is iemand compliant?

Een persoon wordt als compliant beschouwd wanneer hij of zij alle beleidsversies heeft geaccepteerd die zijn toegewezen via de groepen waarvan hij of zij lid is. Als een nieuwe beleidsversie aan een groep wordt toegewezen, of als de persoon aan een nieuwe groep wordt toegevoegd met bestaande policy-toewijzingen, wordt de compliance-status gereset totdat de persoon de nieuwe taken heeft geaccepteerd.

Tip

Wanneer je een nieuwe versie van een policy uitbrengt, wijs je de nieuwe versie toe aan de relevante groepen. Alle groepsleden ontvangen dan een nieuwe acceptatietaak voor de bijgewerkte versie.