Werken met vereiste documenten

Een vereist document vullen gaat op dezelfde vier manieren als bij een beleidsstuk: beginnen met de Tidal-template, schrijven in de editor, een bestand uploaden, of koppelen aan een document dat elders staat. Wat hier specifiek is, is het terugkerende deel: elke cyclus voegt een document toe in plaats van het vorige te vervangen.

Een vereist document starten

Klik op Document toevoegen, kies er een uit de lijst met alles wat nog niet gestart is, en Tidal biedt vier routes:

1. Zelf opstellen

Schrijf het document vanaf nul in de ingebouwde editor
Volledige tekstverwerking mogelijkheden
Automatische versiecontrole
Geïntegreerde goedkeurings- en reviewflow

2. Begin met template

Opent de Tidal-template voor dit document, al geschreven
Verschijnt alleen waar er een template voor dat document bestaat
Een paar zijn werkbladen in plaats van pagina's, die krijg je als spreadsheet om te downloaden, in te vullen en weer te uploaden

3. Bestand uploaden of reeds geüpload document gebruiken

Upload PDF- of Word-documenten
Behoud je bestaande tooling en workflow
Achteraf herkenbaar aan het paperclip icoon
Geïntegreerde goedkeurings- en reviewflow

4. Koppelen aan een externe locatie

Verwijs via een URL naar een document in een ander systeem
Bewerken en versiebeheer blijven buiten Tidal
Goedkeuringen en reviews gebeuren nog steeds in Tidal

Tip

Uploaden past vaker bij vereiste documenten dan bij beleid. Auditrapporten, directiebeoordelingen en netwerkdiagrammen worden meestal buiten Tidal gemaakt en komen als afgerond PDF binnen, terwijl een beleidsstuk juist baat heeft bij de editor waar het herzien kan worden.

Templates gebruiken

Voor de meeste beleidsstukken en vereiste documenten bestaat een Tidal-template: een document dat wij voor je geschreven hebben, met structuur en tekst, waarbij alleen de delen die jij moet invullen zijn gemarkeerd. Kies je Begin met template, dan wordt die gekopieerd naar een nieuw concept.

De template is daarna gewoon inhoud in de editor. Je kunt elk deel herschrijven, secties toevoegen of verwijderen en je eigen kopstructuur opbouwen. Niets ligt vast zodra de template in je document staat.

Elke template begint met een geel INSTRUCTIES-blok dat vertelt wat je moet vervangen en wat het goedkeuren van het document aantoont. Verwijder dat hele blok voordat je goedkeurt, anders komt het terecht in het document dat je auditor leest.

Info

Templates gelden voor zowel Beleid als Vereiste documenten, in elk abonnement. Tijdens een proefperiode kun je er drie starten; de rest staat er nog steeds bij, met de melding dat er een upgrade voor nodig is.

De volledige uitleg staat in Beleidsstukken schrijven en bewerken en geldt hier onveranderd.

Note

Een volgend concept begint leeg, niet met de template. Zodra een document is goedgekeurd biedt "Nieuw concept maken" de goedgekeurde versie, een leeg sjabloon, of een bestand van je computer. De Tidal-template is een startpunt voor een document dat je nog niet gestart hebt, geen manier om iets te resetten dat je al geschreven hebt.

Een document goedkeuren

Open het document door op de naam te klikken
Controleer de inhoud in view modus
Klik op "Goedkeuren" bovenaan de pagina
Voeg een versienummer en -opmerking toe in het dialoogvenster dat opent
Bevestig de actie - de status wordt "Goedgekeurd", de bijbehorende test slaagt, en de goedkeuringsdatum start de reviewtermijn van 12 maanden

Info

Goedkeuren werkt identiek voor vereiste documenten en beleidsstukken, inclusief meerdere documenten tegelijk goedkeuren vanuit het overzicht en een goedkeuring achteraf intrekken.

Die flows zijn één keer gedocumenteerd, in Beleidsstukken goedkeuren en beheren, en gelden hier ongewijzigd — lees "beleidsstuk" overal als "vereist document".

Note

Goedgekeurde documenten zijn alleen-lezen, en juist dat maakt hun status en historie betrouwbaar. Wil je een goedgekeurd document wijzigen, klik dan op "Nieuwe versie maken" — Tidal kopieert de inhoud naar een nieuw concept en houdt de goedgekeurde versie actief tot je de nieuwe goedkeurt.

De volgende cyclus indienen

Hier gaan vereiste documenten een andere kant op dan beleid. Zodra het volgende interne auditrapport, de volgende directiebeoordeling of een ander periodiek document klaar is:

Open het vereiste document in het overzicht Documenten
Voeg het nieuwe document toe - upload het bestand, of maak het in de editor
Keur het goed wanneer het compleet is
De eerdere documenten blijven beschikbaar onder hetzelfde vereiste document

Het resultaat is een stapel documenten onder één verplichting: het rapport van 2024, dat van 2025, dat van 2026, elk op zijn eigen datum goedgekeurd.

Warning

Vul een nieuwe cyclus niet in door het eerder goedgekeurde document te bewerken. Dat maakt een nieuwe versie van het oude rapport — het beleidspatroon — en dan verlies je het onderscheid tussen het rapport over vorig jaar en dat over dit jaar. Een auditor die om drie jaar rapporten vraagt heeft drie documenten nodig.

Bijhouden wat er openstaat

Je hoeft de cyclus niet te onthouden. De test die aan het document hangt doet dat voor je.

Elk vereist document en elk beleidsstuk heeft een eigen test, en die test slaagt alleen zolang er een goedkeuring is die minder dan een jaar oud is. Zodra de laatste goedkeuring de grens van een jaar passeert:

Het document gaat naar "Te beoordelen" in het overzicht
De test begint te falen
De maatregel waaraan de test gekoppeld is verliest effectiviteit, en je compliance status laat dat zien

Die falende test is de herinnering. Dat is de reden dat elk vereist document en beleidsstuk aan een test hangt, en waarom een document dat een jaar verouderd is niet stil kan blijven liggen.

Waar je het ziet:

Het statusfilter op het overzicht toont alles wat op "Te beoordelen" staat
De Tests-pagina toont de falende test en welke maatregel die raakt
De documenthistorie in de zijbalk laat zien wat je wanneer hebt ingediend
De zijbalk toont ook de volgende reviewdatum, een jaar na de laatste goedkeuring

Warning

Dit werkt alleen zolang het document binnen scope valt. Een vereist document waarvan de test aan geen enkele maatregel gekoppeld is valt buiten scope, dus die test telt nergens mee en een verlopen goedkeuring blijft onopgemerkt.

Lees hier meer over in Aan de slag met Vereiste documenten.

Volgende stappen

Begrijp de scope-regel in Aan de slag met Vereiste documenten
Vergelijk met de beleidscyclus in Beleid maken en bewerken
Volg falende tests op via Aan de slag met Tests