Werken met vereiste documenten

Een vereist document vullen gaat op dezelfde drie manieren als bij een beleidsstuk: schrijven in de editor, een bestand uploaden, of koppelen aan een document dat elders staat. Wat hier specifiek is, is het terugkerende deel — elke cyclus voegt een document toe in plaats van het vorige te vervangen.

Een vereist document starten

Als je op Start klikt bij een vereist document krijg je drie routes:

1. Zelf opstellen

Schrijf het document vanaf nul in de ingebouwde editor
Volledige tekstverwerking mogelijkheden
Automatische versiecontrole
Geïntegreerde goedkeurings- en reviewflow

2. Bestand uploaden of reeds geüpload document gebruiken

Upload PDF- of Word-documenten
Behoud je bestaande tooling en workflow
Achteraf herkenbaar aan het paperclip icoon
Geïntegreerde goedkeurings- en reviewflow

3. Koppelen aan een externe locatie

Verwijs via een URL naar een document in een ander systeem
Bewerken en versiebeheer blijven buiten Tidal
Goedkeuringen en reviews gebeuren nog steeds in Tidal

Tip

Uploaden past vaker bij vereiste documenten dan bij beleid. Auditrapporten, directiebeoordelingen en netwerkdiagrammen worden meestal buiten Tidal gemaakt en komen als afgerond PDF binnen, terwijl een beleidsstuk juist baat heeft bij de editor waar het herzien kan worden.

Templates gebruiken

Sommige vereiste documenten en beleidsstukken komen met een Tidal-template: een voorbereid document dat je bewerkt in plaats van een lege pagina.

Waar templates vandaan komen:

Met een Tidal-templatelicentie - De van toepassing zijnde documenten komen al ingevuld binnen op status "Concept", klaar om aan te passen en goed te keuren. Je schrijft ze niet meer zelf.
Zonder licentie - "Zelf opstellen" opent een lege startopmaak met een titelpagina en een plek voor een inhoudsopgave, die je zelf invult.

Hoe dan ook is de template gewoon inhoud in de editor. Je kunt elk deel herschrijven, secties toevoegen of verwijderen en je eigen kopstructuur opbouwen — niets aan de template ligt vast zodra die in je document staat.

Info

Templates gelden voor zowel Beleid als Vereiste documenten. Een licentie dekt de van toepassing zijnde documenten in beide secties.

Een document goedkeuren

Open het document door op de naam te klikken
Controleer de inhoud in view modus
Klik op "Goedkeuren" bovenaan de pagina
Voeg een versienummer en -opmerking toe in het dialoogvenster dat opent
Bevestig de actie - de status wordt "Goedgekeurd", de bijbehorende test slaagt, en de goedkeuringsdatum start de reviewtermijn van 12 maanden

Info

Goedkeuren werkt identiek voor vereiste documenten en beleidsstukken, inclusief meerdere documenten tegelijk goedkeuren vanuit het overzicht en een goedkeuring achteraf intrekken.

Die flows zijn één keer gedocumenteerd, in Beleidsstukken goedkeuren en beheren, en gelden hier ongewijzigd — lees "beleidsstuk" overal als "vereist document".

Note

Goedgekeurde documenten zijn alleen-lezen, en juist dat maakt hun status en historie betrouwbaar. Wil je een goedgekeurd document wijzigen, klik dan op "Nieuwe versie maken" — Tidal kopieert de inhoud naar een nieuw concept en houdt de goedgekeurde versie actief tot je de nieuwe goedkeurt.

De volgende cyclus indienen

Hier gaan vereiste documenten een andere kant op dan beleid. Zodra het volgende interne auditrapport, de volgende directiebeoordeling of een ander periodiek document klaar is:

Open het vereiste document in het overzicht Documenten
Voeg het nieuwe document toe - upload het bestand, of maak het in de editor
Keur het goed wanneer het compleet is
De eerdere documenten blijven beschikbaar onder hetzelfde vereiste document

Het resultaat is een stapel documenten onder één verplichting: het rapport van 2024, dat van 2025, dat van 2026, elk op zijn eigen datum goedgekeurd.

Warning

Vul een nieuwe cyclus niet in door het eerder goedgekeurde document te bewerken. Dat maakt een nieuwe versie van het oude rapport — het beleidspatroon — en dan verlies je het onderscheid tussen het rapport over vorig jaar en dat over dit jaar. Een auditor die om drie jaar rapporten vraagt heeft drie documenten nodig.

Bijhouden wat er openstaat

Je hoeft de cyclus niet te onthouden. De test die aan het document hangt doet dat voor je.

Elk vereist document en elk beleidsstuk heeft een eigen test, en die test slaagt alleen zolang er een goedkeuring is die minder dan een jaar oud is. Zodra de laatste goedkeuring de grens van een jaar passeert:

Het document gaat naar "Te beoordelen" in het overzicht
De test begint te falen
De maatregel waaraan de test gekoppeld is verliest effectiviteit, en je compliance status laat dat zien

Die falende test is de herinnering. Dat is de reden dat elk vereist document en beleidsstuk aan een test hangt, en waarom een document dat een jaar verouderd is niet stil kan blijven liggen.

Waar je het ziet:

Het statusfilter op het overzicht toont alles wat op "Te beoordelen" staat
De Tests-pagina toont de falende test en welke maatregel die raakt
De documenthistorie in de zijbalk laat zien wat je wanneer hebt ingediend
De zijbalk toont ook de volgende reviewdatum, een jaar na de laatste goedkeuring

Warning

Dit werkt alleen zolang het document binnen scope valt. Een vereist document waarvan de test aan geen enkele maatregel gekoppeld is valt buiten scope, dus die test telt nergens mee en een verlopen goedkeuring blijft onopgemerkt.

Lees hier meer over in Aan de slag met Vereiste documenten.

Volgende stappen

Begrijp de scope-regel in Aan de slag met Vereiste documenten
Vergelijk met de beleidscyclus in Beleid maken en bewerken
Volg falende tests op via Aan de slag met Tests