title: Policies schrijven en editen description: Leer hoe je beleidsdocumenten schrijft, bewerkt en opmaakt in de Policy Center van Tidal Control sidebar_position: 2

Policies schrijven en editen

Policy Editor gebruiken

De Policy Editor is onze ingebouwde editor waarmee je professionele beleidsdocumenten kunt maken en bewerken. Wanneer je kiest voor "Create with policy editor", wordt je naar de editor geleid.

Eerste stappen in de editor

Initieel wordt de editor geladen met een standaard template dat je een goede startbasis geeft:

In de editor zie je:

Titel van het beleid - Automatisch ingevuld op basis van je policy
Status van het document - Approved of Draft
Policy versienummer - Voor versiecontrole
Content van het document - Je daadwerkelijke beleidstekst
Actieknoppen - Voor bewerken, goedkeuren, downloaden etc.
Menu knop (drie horizontale streepjes) - Opent de zijbalk met meer informatie en versiehistorie

Info

Wanneer je de editor voor het eerst opent, sta je in view modus. Het document kan pas bewerkt worden als je op de "Edit" knop klikt.

Document bewerken

Wanneer je op de "Edit" knop klikt, verschijnt de editor toolbar met alle bewerkingsmogelijkheden:

De editor bevat een complete set van tekstverwerking functionaliteiten:

Tekst formatting - Vet, cursief, onderstreept
Lijsten - Genummerd en bullet points
Koppen - Verschillende niveaus voor structuur
Tabellen - Voor gestructureerde informatie
Links - Naar externe bronnen of interne documenten
Afbeeldingen - Voor visuele ondersteuning

Tip

Sommige opties zijn niet zichtbaar in de toolbar maar kun je vinden in de menu balk. Verken de verschillende menu's om alle functionaliteiten te ontdekken.

Templates en structuur

Standaard template

Het standaard template bevat typische secties voor beleidsdocumenten:

Doel en reikwijdte - Waarom bestaat dit beleid?
Verantwoordelijkheden - Wie doet wat?
Procedures - Hoe wordt het beleid toegepast?
Compliance en monitoring - Hoe wordt naleving gecontroleerd?

Eigen structuur maken

Je bent niet gebonden aan de standaard template. Je kunt:

Secties toevoegen of verwijderen
Je eigen koppenstructuur maken
Specifieke content toevoegen die past bij jouw organisatie

Caution

Let op bij goedgekeurde policies! Wanneer je in een goedgekeurde policy op "Edit" klikt, wordt automatisch een nieuwe draft aangemaakt met dezelfde content als het goedgekeurde document.

Het huidige goedgekeurde document wordt pas op de hoofdpagina vervangen wanneer je deze nieuwe draft goedkeurt.

Bestaande documenten uploaden

Upload proces

Wanneer je kiest voor "Upload file from your computer", krijg je een upload interface:

Je kunt bestanden uploaden door:

Drag & Drop - Sleep bestanden direct naar het uploadvak
Click - Opent een nieuw File Explorer selectie scherm
Search for a document - Selecteer een document dat al in Tidal staat

Ondersteunde bestandsformaten:

PDF documenten
Microsoft Word documenten (.doc, .docx)
Microsoft Excel documenten (.xls, .xlsx)
...en nog veel meer

Upload management

Na upload zie je in het overzicht dat geüploade bestanden herkenbaar zijn aan het paperclip icoon:

Nieuwe versies uploaden

Wanneer je een nieuwe versie van je document klaar hebt:

Ga naar het "Manage" menu van de policy
Klik op "Upload other file"
Upload je nieuwe bestand

Let op

Bij het uploaden van een nieuwe versie wordt de goedkeuringsstatus automatisch gereset. Je nieuwe document heeft een "Draft" status en moet opnieuw goedgekeurd worden.

Voordelen en beperkingen

Voordelen van geüploade documenten:

Behoud je huidige workflows en templates
Geen omscholing van je team nodig
Bekende software en formatting opties

Beperkingen:

Beperkte bewerkingsmogelijkheden binnen Tidal
Handmatig versiebeheer
Geen geïntegreerde samenwerkingsfuncties

Externe policies koppelen

URL-gebaseerd beheer

Voor organisaties die hun beleidsdocumenten elders beheren, biedt Tidal de mogelijkheid om externe URLs te koppelen:

Setup proces

Kies "Link to an external location" in het startmenu
Voer de URL in van je externe beleidsdocument
Click "Add link" om de url vast te leggen

URL beheer

De URL wordt opgeslagen in een bestand binnen Tidal, waardoor je nog steeds gebruik kunt maken van:

Goedkeuringsworkflows
Review cycles
Compliance tracking

Tip

Versiehistorie in Tidal voor externe policies: Je kunt de versiegeschiedenis alsnog bijhouden binnen Tidal kdoor de URL handmatig te bewerken in de policy editor wanneer er een nieuwe versie beschikbaar is.

Best practices voor externe policies

Documentatie:

Houd bij welke URL naar welke versie verwijst, of;
Zorg voor stabiele URLs die niet veranderen

Toegankelijkheid:

Controleer dat URLs toegankelijk zijn voor alle relevante gebruikers
Zet juiste permissies in je externe systeem
Test links regelmatig op geldigheid

Let op

Extern beheerde policies worden niet geïndexeerd in Tidal, en de inhoud hiervan is dus niet bekend bij onze AI-assistentie.

Content formatting en styling

Tekst structureren

Effectieve koppenstructuur

Gebruik een logische hiërarchie van koppen:

H1 - Hoofdstuk titels
H2 - Sectie titels
H3 - Paragraaf titels

Lijsten en opsommingen

Bullet points voor niet-geordende items
Genummerde lijsten voor procedures en stappen
Geneste lijsten voor hiërarchische informatie

Tabellen gebruiken

Tabellen zijn ideaal voor:

Rollen en verantwoordelijkheden overzichten
Procedure stappen met actoren
Compliance vereisten met deadlines
Contactinformatie gestructureerd weergeven

Links en referenties

Interne links

Link naar andere policies binnen Tidal
Verwijs naar gerelateerde controls
Koppel aan relevante frameworks

Externe links

Refereer naar wetgeving en standaarden
Link naar externe procedures
Verwijs naar aanvullende documentatie

Note

Broken links voorkomen: Controleer externe links regelmatig en update ze indien nodig. Broken links kunnen compliance problemen veroorzaken en verwarring bij gebruikers.

Policy detailpagina en zijbalk

De zijbalk openen

Wanneer je in de Policy Editor bent, kun je extra informatie en functies vinden via de zijbalk:

Klik op de menu knop (drie horizontale streepjes) rechtsboven in de editor
De zijbalk schuift open aan de rechterkant van je scherm
Hier vind je ownership, versiehistorie, frameworks en meer details

Eigenaar(s) toewijzen via de Policy detail pagina

Om owners toe te wijzen aan een specifieke policy:

Ga naar een specifieke policy door op de titel te klikken
Klik op de menu knop (drie horizontale streepjes) om de zijbalk te openen
Zoek de "Policy ownership" sectie in de zijbalk
Klik op het user icoon om een owner toe te voegen
Selecteer gebruikers uit de beschikbare lijst

Info

Je kunt meerdere owners toewijzen aan één policy. Dit is handig wanneer verschillende afdelingen verantwoordelijk zijn voor verschillende aspecten van het beleid.

Versiehistorie navigeren

In de policy editor zijbalk (drie horizontale streepjes) vind je de volledige versiegeschiedenis:

Actieve versie is gemarkeerd in blauw
Klik op een versie om die te bekijken
Draft versies kunnen nog bewerkt worden
Goedgekeurde versies zijn read-only

Deze functie is handig om:

Wijzigingen tussen versies te vergelijken
Terug te gaan naar een eerdere versie
Te controleren welke versie momenteel actief is

Policy informatie bijwerken

In de zijbalk kun je ook controleren:

Next review date - Wanneer de policy herzien moet worden
Linked frameworks - Welke compliance frameworks gekoppeld zijn
Change history - Volledige audit trail van wijzigingen

Tip

Automatische review reminders: Tidal stuurt automatisch notifications wanneer policies aan herziening toe zijn. Stel realistische review cycli in om je team niet te overbelasten.

Changelog bewerken

Voor elke versie in de geschiedenis kun je:

Klik op het potlood icoon naast een versie
Bewerk de change comment om wijzigingen toe te lichten
Pas het versienummer aan indien gewenst
Sla de wijzigingen op

Note

Het bewerken van changelog informatie heeft geen invloed op de goedkeuringsdatum of de auteur van het document. Het helpt alleen bij het bijhouden van duidelijke versie-informatie.

Best practices voor policy writing

Structuur en flow

Begin met context - Waarom bestaat dit beleid?
Definieer scope - Op wie en wat is het van toepassing?
Beschrijf procedures - Hoe wordt het uitgevoerd?
Specificeer verantwoordelijkheden - Wie doet wat?
(optioneel) Leg monitoring uit - Hoe wordt naleving gecontroleerd? - vaak niet nodig omdat Tidal de naleving verzorgt.

Taalgebruik

Helder en eenduidig:

Gebruik actieve in plaats van passieve zinnen
Vermijd jargon en technische termen waar mogelijk
Definieer belangrijke begrippen

Actionable content:

Gebruik werkwoorden die duidelijke acties aangeven
Specificeer deadlines en frequenties
Geef concrete voorbeelden waar nuttig

Tip

Template consistency: Als je meerdere policies beheert, ontwikkel dan een standaard template met consistente secties en formatting. Dit maakt het voor gebruikers gemakkelijker om informatie te vinden en zorgt voor professionele uitstraling.