Policies

Aan de slag met Policy Center

title: Aan de slag met Policy Center description: Leer hoe je begint met het Policy Center in Tidal Control en ontdek alle beschikbare opties voor policy management sidebar_position: 1

Aan de slag met Policy Center

Wat is de Policy Center?

De Policy Center in Tidal Control is jouw centrale plek voor het beheren van alle organisatiebeleid. Of je nu nieuw beleid wilt opstellen, bestaande documenten wilt uploaden, of extern beheerde policies wilt koppelen - de Policy Center biedt flexibele oplossingen die passen bij jouw werkwijze.

Met de Policy Center kun je:

  • Beleidsdocumenten maken en bewerken met onze ingebouwde editor
  • Bestaande Word- en PDF-documenten uploaden en beheren
  • Externe beleidsdocumenten koppelen via URLs
  • Automatische versiecontrole en goedkeuringsworkflows gebruiken
  • Policy compliance monitoren

Policy Center overzicht en filters

Wanneer je de Policy Center opent, zie je een overzicht met alle policies die voor jouw organisatie van toepassing zijn. Deze policies hebben initieel de status "Not Started" en zijn klaar om ingesteld te worden:

Geïnitialiseerde policies overzicht
Info

Indien je een licentie met Tidal Policy templates hebt dan zul je deze policies zien als "Draft". Die hoef je dus alvast niet zelf meer te schrijven!

Note

Zie je een leeg scherm of ontbreken er policies? Zie je ze wel in de 'Archived' tab?

Dan zijn deze policies nog niet gekoppeld aan controls in je omgeving. In dit geval moet je eerst:

  1. Controls aanmaken (indien nog niet gedaan)
  2. Policies koppelen aan controls via policy-tests

Voor uitgebreide instructies hierover, raadpleeg de Controls documentatie waar uitgelegd wordt hoe je policy-tests koppelt aan controls.

Voor elke policy zie je:

Policy velden

  • Titel en Tidal ID
  • Type (paperclip voor geüploade bestanden)
  • Policy owners (indien al toegewezen)
  • Status (Not Started, Draft, Approved, To Review)
  • Laatste goedkeuring (indien van toepassing)
  • Acties (Start knop om te beginnen)

Status betekenissen

  • Not Started: Nog geen document gekoppeld
  • Draft: Document beschikbaar maar nog niet goedgekeurd
  • Approved: Goedgekeurd document binnen laatste 12 maanden
  • To Review: Geen recente goedkeuring (ouder dan 12 maanden)

Zoeken en filteren

  • Zoekbalk - Type policy namen of Tidal IDs om specifieke policies te vinden
  • Status filter - Filter op Not Started, Draft, Approved, of To Review
  • Type filter - Onderscheid tussen intern beheerde en geüploade documenten (paperclip icoon)
Tip

Gebruik de status filter om efficiënt te werken: filter op "Draft" om policies te vinden die klaar zijn voor goedkeuring, of op "To Review" om achterstallige reviews op te pakken.

Je eerste policy starten

Keuzemenu

Wanneer je op de "Start" knop van een policy klikt, verschijnt een keuzemenu met drie opties:

Start menu

1. Policy Editor gebruiken

  • Maak beleid vanaf nul met onze ingebouwde editor
  • Volledige tekstverwerking mogelijkheden
  • Automatische versiecontrole
  • Geïntegreerde goedkeurings- en reviewflow
Tip

Nieuwe gebruikers raden we aan om te beginnen met de Policy Editor. Deze biedt de meeste functionaliteiten en is het gemakkelijkst om mee te starten. Je kunt later altijd overstappen naar een andere methode.

2. Bestaand document uploaden

  • Upload PDF- of Word-documenten
  • Behoud je huidige documenten en workflows
  • Eenvoudig vervangen van versies (iedere 'upload' is een nieuwe versie)
  • Geïntegreerde goedkeurings- en reviewflow

3. Externe locatie koppelen

  • Koppel policies die extern worden beheerd
  • Gebruik URLs naar je bestaande documentatiemanagementsysteem
  • Behoud overzicht zonder documenten te dupliceren
  • Geïntegreerde goedkeurings- en reviewflow

Policy types begrijpen

De keuze die je maakt heeft invloed op hoe je nu verder gaat met dit beleid. Hieronder een korte uitleg van de belangrijkste functionaliteiten per type policy:

Intern beheerde policies

  • Gemaakt en bewerkt in de Policy Center
  • Volledige functionaliteit beschikbaar
  • Automatische PDF-generatie met metadata

Geüploade documenten

  • Herkenbaar aan paperclip-icoon
  • Download/Upload mogelijkheid
  • Bewerking buiten Tidal
  • Iedere 'upload' is een nieuwe versie

Extern beheerde policies

  • URL-gebaseerd
  • Bewerking en versiebeheer buiten Tidal
  • Goedkeuringen en reviews mogelijk in Tidal
Warning

Bij extern beheerde policies ben je zelf verantwoordelijk voor versiebeheer. Zorg er dus voor dat je externe systeem voldoende audit trails biedt.

Je kunt wel nog steeds gebruik maken van de goedkeurings -en review flows binnen Tidal om compliance aan te tonen.

Volgende
Policies schrijven en editen