title: Policies goedkeuren en beheren description: Leer hoe je policies beheert, goedkeurt en organiseert in de Policy Center van Tidal Control sidebar_position: 3

Policies goedkeuren en beheren

Policy overzicht en filters

In de Policy Center zie je alle policies van je organisatie in een overzichtelijke tabel. Gebruik de tools bovenaan om snel te vinden wat je zoekt:

Zoeken en filteren

Zoekbalk - Type policy namen of Tidal IDs om specifieke policies te vinden
Status filter - Filter op Not Started, Draft, Approved, of To Review
Type filter - Onderscheid tussen intern beheerde en geüploade documenten (paperclip icoon)

Tip

Gebruik de status filter om efficiënt te werken: filter op "Draft" om policies te vinden die klaar zijn voor goedkeuring, of op "To Review" om achterstallige reviews op te pakken.

Policy eigenaren toewijzen of wijzigen

Eigenaren toewijzen

Elke policy kan één of meerdere eigenaren hebben die verantwoordelijk zijn voor de inhoud en actualiteit. Het toewijzen doe je als volgt:

Selecteer één of meerdere policies met de checkboxes links in het overzicht
Het "Assign" label verschijnt bovenaan de tabel
Klik op "Assign" en kies een gebruiker uit de dropdown
De geselecteerde gebruiker wordt toegevoegd aan alle geselecteerde policies

Eigenaren verwijderen

Om een eigenaar te verwijderen volg je dezelfde uitleg als om een eigenaar toe te wijzen. Wanneer je de huidige eigenaar van de Policy selecteert dan zal deze op deze manier juist gedeselecteerd worden uit de lijst, en daarmee verwijderd als eigenaar van het beleid.

Eigenaren wijzigen

Het wijzigen van eigenaren is niets anders dan het verwijderen van de huidige eigenaar en in dezelfde stap toevoegen van de nieuwe eigenaar

Policies goedkeuren

Het is belangrijk om Policies goed te keuren. Ten eerste om aan medewerkers duidelijkheid te geven over het actuele, geldende beleid. Ten tweede kan dit een verplichting zijn vanuit bijv. ISO-gerelateerde standaarden.

Individuele goedkeuring

Voor één policy:

Open de policy door op de titel te klikken
Controleer de inhoud in view modus
Klik op "Approve" bovenaan de pagina
Voeg een versienummer en -opmerking toe
Bevestig de actie

Info

Versieopmerkingen (Changelog comments) helpen je team begrijpen wat er veranderd is tussen versies. Dit worden opgenomen in versiehistorie en PDF exports, en zijn verplicht voor ISO-standaarden.

Bulk goedkeuring

Voor meerdere policies tegelijk:

Filter op "Draft" status om policies klaar voor goedkeuring te vinden
Selecteer de gewenste policies met de checkboxes
Klik op "Approve" (verschijnt in plaats van de filter knoppen)
Bevestig de bulk goedkeuring

Caution

Bij bulk goedkeuring wordt automatisch de meest recente draft van elke policy goedgekeurd. Het versienummer wordt dan automatisch met één opgehoogd (v1.1 wordt v1.2) en er wordt automatisch een opmerking "Approved" toegevoegd.

Zorg ervoor dat dit de gewenste bewerkingen zijn voordat je bevestigt.

Goedkeuringen beheren

Goedkeuring intrekken (Revoke approval)

Wanneer je de goedkeuring van een policy wil weghalen:

Ga naar het "Manage" menu van de policy
Selecteer "Revoke approval"
Bevestig de actie

Fallback naar vorige versie

Als je een goedkeuring intrekt en er is een eerder goedgekeurde versie beschikbaar:

Tidal gebruikt automatisch de laatst goedgekeurde versie als fallback
Je compliance status blijft intact
Tests blijven functioneren met de vorige versie

Let op

Wanneer je een goedkeuring intrekt en er is géén eerder goedgekeurde versie beschikbaar, dan kan dit invloed hebben op:

Test resultaten die aan deze policy gekoppeld zijn
Control status die afhankelijk is van deze policy
Compliance scores in dashboards

Policy type wijzigen

Van geüpload naar intern beheerd

Om van geüploade documenten (paperclip icoon) over te stappen naar de Policy Editor:

Ga naar het "Manage" menu
Selecteer "Reset policy"
Bevestig de reset - dit verwijdert alle gekoppelde bestanden en geschiedenis
Start de policy opnieuw en kies "Create with policy editor"

Gegevensverlies

Reset policy wist de versiegeschiedenis en reset ook de eigenaar(s) van een policy. Ook worden alle eerdere Policy versies ontkoppelt; Deze zijn nog wel via 'Documents' beschikbaar.

Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

Van intern naar extern beheerd

Voor de omgekeerde route:

Reset de policy (zie bovenstaande stappen)
Start opnieuw en kies "Link to an external location"
Voer de URL in van je externe document

Advanced management functies

Versiegeschiedenis bekijken en aanpassen

In de policy editor zijbalk (drie horizontale streepjes) vind je de volledige versiegeschiedenis:

Actieve versie is gemarkeerd in blauw
Klik op een versie om die te bekijken
Draft versies kunnen nog bewerkt worden
Goedgekeurde versies zijn read-only
Versieopmerkingen kunnen ook nog bewerkt worden (icoon met pennetje)

Policy informatie bijwerken

In de zijbalk kun je ook controleren:

Next review date - Wanneer de policy herzien moet worden
Linked frameworks - Welke compliance frameworks gekoppeld zijn
Change history - Volledige audit trail van wijzigingen

Tip

Automatische review reminders: Tidal stuurt automatisch notificaties voor de jaarlijkse policy review. Deze review frequentie kan niet gewijzigd worden.

Bulk operaties

Efficiënt werken met selecties

Voor grote hoeveelheden policies:

Gebruik filters om je selectie te verfijnen
Select All checkbox om alle gefilterde items te selecteren
Bulk acties verschijnen automatisch in de interface

Beschikbare bulk acties:

Assign owners - Wijs verantwoordelijken toe
Approve policies - Keur meerdere drafts goed

Info

Real-time updates: Wijzigingen in policy status worden onmiddellijk doorgerekend in alle gekoppelde reports en dashboards. Je compliance score wordt automatisch bijgewerkt.

Best practices voor policy management

Organisatie structuur

Duidelijke ownership:

Wijs tenminste één eigenaar toe per beleidsstuk
Verdeel verantwoordelijkheden per expertise gebied
Zorg evt. voor backup owners bij afwezigheid

Review planning:

Plan reviews voor de deadline
Combineer gerelateerde policies in één review sessie

Workflow optimalisatie

Draft management:

Houd het aantal drafts beperkt
Keur tijdig goed om verwarring te voorkomen
Gebruik duidelijke changelog comments

Change tracking:

Documenteer wijzigingen met specifieke redenen
Gebruik consistente versienummering
Verwijder versietabellen uit documenten zelf, of zorg dat deze consistent zijn met het automatische versiebeheer in Tidal