Leveranciers
Leveranciersbeoordelingen
Beoordeel het risico van elke leverancier, en houd die beoordeling actueel terwijl de relatie verandert. Dit artikel behandelt het invullen van een beoordeling, periodiek herbeoordelen en de historie die Tidal per leverancier bijhoudt.
Hoe leveranciersbeoordelingen werken
Een leveranciersbeoordeling legt vast welk risico een leverancier vormt voor je organisatie: vijf vragen, een risicoclassificatie (Laag, Gemiddeld of Hoog) en een optionele toelichting. Een beoordeling begint als Concept en wordt Goedgekeurd zodra iemand met beheerrechten op de leverancier het goedkeurt. Tidal bewaart elke beoordeling, zodat je een historie opbouwt van hoe het risicoprofiel van de leverancier zich ontwikkelde.
Een leverancier heeft maximaal één concept tegelijk. Nieuwe leveranciers starten met een leeg concept, dus je kunt direct beginnen met beoordelen.
Een beoordeling invullen
- Ga naar Leveranciers via het hoofdmenu en klik op de leverancier om het detailvenster te openen.
- Open het tabblad "Beoordeling".
- Klik op "Beoordeling voortzetten" (of "Nieuwe beoordeling" als er geen open concept is) bovenaan het venster. Is je browservenster te smal voor die knop, dan staat hij in het menu met drie puntjes ("Leveranciersopties") naast de titel van het venster.
- Beantwoord de vragen. Elke vraag heeft vijf antwoordniveaus, geordend van laag naar hoog risico:
- Welk niveau van toegang heeft de leverancier tot onze systemen en gegevens?
- Welk type gegevens zal de leverancier namens ons verwerken, opslaan of verzenden?
- Hoe kritiek is de dienst van deze leverancier voor onze kernbedrijfsprocessen?
- In welke regelgevende jurisdicties is de leverancier actief die onze gegevens kunnen raken?
- Wat is de scope en omvang van de relatie met de leverancier?
- Voeg een toelichting toe (optioneel) om context bij de classificatie vast te leggen, bijvoorbeeld welke certificaten je hebt beoordeeld.
- Je antwoorden worden opgeslagen zodra je ze kiest. In de voettekst staat "Opslaan..." terwijl Tidal een wijziging opslaat, daarna "Alle wijzigingen automatisch opgeslagen". Klik op "Sluiten" en het concept bewaart alles wat je hebt ingevuld.
- Klik op "Beoordeling goedkeuren" zodra de beoordeling compleet is. Daarmee sla je op en keur je in één keer goed.
Tidal leidt de risicoclassificatie af uit je antwoorden terwijl je werkt: het hoogste gekozen niveau bepaalt of de leverancier Laag, Gemiddeld of Hoog risico is. De eerste drie vragen (toegang, type gegevens en kritikaliteit) moeten allemaal een antwoord hebben voordat er een classificatie verschijnt; daarna kunnen jurisdictie en scope die verder verhogen. Je kunt de classificatie in hetzelfde venster handmatig aanpassen; een handmatige keuze gaat altijd voor.
Een beoordeling kan pas worden goedgekeurd als er een risicoclassificatie is vastgesteld. Tot die tijd is "Beoordeling goedkeuren" grijs, dus beantwoord de eerste drie vragen of kies zelf een classificatie. Goedkeuren legt de datum en de goedkeurder vast en zet de status van de leverancier op Goedgekeurd.
Periodieke herbeoordeling
Een goedgekeurde beoordeling blijft één jaar geldig. Daarna verandert de status van de leverancier van Goedgekeurd naar Te beoordelen: de leverancierslijst toont een oranje tag, de teller "Te beoordelen" op de Leveranciers-pagina loopt op en de test "All vendors are assessed" gaat falen.
Om opnieuw te beoordelen open je het tabblad Beoordeling van de leverancier en klik je op "Nieuwe beoordeling". Het nieuwe concept is vooraf ingevuld met de antwoorden en classificatie van de laatst goedgekeurde beoordeling, dus je past alleen aan wat dit jaar anders is. De leverancier behoudt de huidige classificatie en status totdat het nieuwe concept is goedgekeurd.
Beoordelingshistorie
Het tabblad Beoordeling toont alle beoordelingen van de leverancier, nieuwste eerst, met datum, status (Concept, of Goedgekeurd met datum en goedkeurder) en classificatie. Klik op een rij om de beoordeling te bekijken, of te bewerken als het nog een concept is.
Elke rij heeft een actiemenu (drie puntjes) voor gebruikers met beheerrechten op de leverancier:
- Beoordeling goedkeuren: keurt de nieuwste beoordeling goed. Alleen zichtbaar wanneer het een concept met een classificatie is.
- Goedkeuring intrekken: trekt de goedkeuring van de nieuwste beoordeling in, bijvoorbeeld wanneer die per ongeluk is goedgekeurd. Alleen zichtbaar wanneer de nieuwste beoordeling is goedgekeurd.
- Verwijderen: verwijdert een beoordeling uit de historie, na een bevestiging. Beschikbaar op elke rij.
Het verwijderen van een beoordeling kan niet ongedaan worden gemaakt. Verwijder je een goedgekeurde beoordeling, dan verdwijnt die ook uit de goedkeuringshistorie van de leverancier.
Gearchiveerde leveranciers zijn alleen-lezen: hun beoordelingen kun je bekijken, maar niet aanmaken, wijzigen of verwijderen. Haal de leverancier eerst uit het archief als je de beoordeling wilt bijwerken.