Vendor questionnaires

Met vendor questionnaires beoordeel en beheer je de beveiligingspositie van je vendors met vragen die aansluiten op jouw organisatie. De ingebouwde Vendor risk assessment bevat vijf vaste vragen.

Je kunt er eigen vragen aan toevoegen of aparte questionnaires maken voor verschillende soorten vendors. Verzamel antwoorden en ondersteunend bewijs en bekijk de afgeronde assessment voordat je een vendor goedkeurt. In dit artikel lees je hoe je een questionnaire opbouwt, bij een vendor start en afrondt.

Aan de slag

Een questionnaire is een eigen set vragen voor het beoordelen van een vendor. Je kunt op twee manieren beginnen:

• Gebruik Vendor risk assessment, de bestaande questionnaire die voor de standaard vendor assessment wordt gebruikt. Deze bevat de vijf standaardvragen.
• Add questionnaire om een nieuwe set vragen te maken voor een bepaald soort vendor.

Hier staan alle questionnaires binnen je organisatie. Gebruik de zoekbalk om een questionnaire op naam te vinden.

Alleen Super users kunnen Add questionnaire gebruiken of een questionnaire verwijderen. Een nieuwe questionnaire begint leeg; daarna kun je er vragen aan toevoegen voor een bepaald soort vendor.

Vragen schrijven

Open een questionnaire om de vragen te zien in de volgorde waarin ze worden beantwoord.

Selecteer Add question, voer de vraag in, kies een type en sla deze op.

Er zijn zes types:

• Text voor een vrij geschreven antwoord
• Yes / No voor een harde verklaring
• Date voor het verlopen van een certificaat of een auditdatum
• Number voor een aantal of een doorlooptijd
• Eén keuze voor een vaste set antwoorden die je zelf bepaalt, met 2 tot 20 opties
• Document voor bewijs, dat wordt geüpload en in je documenten wordt opgeborgen

De ingebouwde Vendor risk assessment bevat de vijf standaardvragen. Je kunt ze verplaatsen, maar hun formulering en type liggen vast. Alleen vragen die je zelf toevoegt kun je aanpassen of verwijderen.

Een questionnaire starten bij een vendor

Zodra je een questionnaire aanpast, heeft elke vendor een tab Questionnaires naast Assessment, Details, Documents en Feed.

Heeft je organisatie één questionnaire, dan verschijnen de vragen rechtstreeks op de Questionnaires-tab van de vendor. Antwoorden worden automatisch opgeslagen en Finish questionnaire rondt hem af. Heeft je organisatie meer dan één questionnaire, dan toont de tab de questionnaires die al voor de vendor zijn gestart. Kies Start questionnaire om er een te selecteren en een assessment te maken. Is de ingebouwde questionnaire nog niet gestart, klik dan rechtstreeks op Start.

Starten maakt een kopie voor deze vendor. De kopie houdt de vragen, formulering, types en opties zoals ze waren op het moment van starten, ook als de oorspronkelijke questionnaire later wijzigt.

Invullen en afronden

Open een questionnaire om de vragen te beantwoorden. Voeg een commentaar toe als een antwoord extra uitleg nodig heeft.

Save bewaart de questionnaire als concept. Finish legt vast wie hem heeft afgerond en wanneer en vergrendelt hem. Een afgeronde questionnaire kan niet meer worden aangepast. Klopt een antwoord niet, start dan een nieuwe questionnaire voor de vendor.

Een questionnaire kan drie statussen hebben:

• Not started, beschikbaar maar nog niet geopend
• Draft, geopend en nog aanpasbaar
• Finished, vergrendeld met de naam en datum van afronding