Een data-inventaris is een gestructureerde catalogus die elk data-activum van een organisatie vastlegt, inclusief de fysieke of logische locatie, de aangewezen data-eigenaar, het classificatieniveau (bijv. openbaar, intern, vertrouwelijk) en wie er toegang toe heeft. Daarnaast bevat het doorgaans metadata zoals bewaartermijnen, verwerkingsdoeleinden en rechtsgronden voor verwerking onder de AVG.
Het bijhouden van een nauwkeurige en actuele data-inventaris is essentieel om verantwoordingsplicht aan te tonen onder frameworks zoals ISO 27001 en de AVG. Het stelt organisaties in staat om bij een beveiligingsincident snel te identificeren welke systemen getroffen zijn, ondersteunt de uitoefening van rechten van betrokkenen en biedt auditors duidelijk bewijs dat datagovernanceprocessen zijn ingericht.