Documentbeheer is de systematische aanpak voor het creëren, opslaan, organiseren, ophalen en vernietigen van documenten en archieven gedurende hun volledige levenscyclus. In een compliance-context omvat dit beleidsdocumenten, procedures, bewijsstukken, auditrapporten, risicobeoordelingen en contractuele documenten, die allemaal op een gecontroleerde manier moeten worden onderhouden met passende toegangsbeperkingen, bewaartermijnen en vernietigingsprocedures.
Een robuust documentbeheersysteem is fundamenteel voor het aantonen van compliance met frameworks zoals ISO 27001, SOC 2 en de AVG, waar auditors verwachten dat documentatie goed georganiseerd, versiebeheerd en gemakkelijk vindbaar is. Het vermindert de tijd die wordt besteed aan auditvoorbereiding, zorgt ervoor dat medewerkers altijd toegang hebben tot de laatst goedgekeurde versies van kritieke documenten en ondersteunt kenniscontinuïteit bij functiewisselingen.