De 5 'First principles' van compliance automatisering

Waarom zou iemand ooit een carrière in dit vakgebied willen opbouwen? Of een tool hiervoor willen maken? Een vraag die ons vaak gesteld is. In dit artikel verkennen we onze persoonlijke vijf 'eerste principes' om deze vraag te beantwoorden, en hoe ook jij het compliance-probleem kunt oplossen.

De status quo als grootste concurrent

Toen Max, Martijn en ik begonnen met Tidal Control waren we enthousiast over de mogelijkheden van automatisering om het compliance-probleem op te lossen. Dit was gebaseerd op de pijn die elk van ons voelde in onze vorige bedrijven. En dus sloegen we dwaas genoeg het deel over waarin je je afvraagt welk probleem je precies aan het oplossen bent, en gingen we direct door naar productontwerp. We waren ervan overtuigd dat we een beter product konden maken dan alles wat op de markt was.

Maar door ons product te valideren ontdekten we dat de concurrerende platforms niet onze grootste vijand waren. De grootste concurrent is de status quo: "Zolang ik wegkom met MS Excel, waarom zou ik dan verder kijken?"

Waarom organisaties blijven vasthouden aan Excel

Excel voelt vertrouwd en toegankelijk. Iedereen kent het, iedereen kan ermee werken, en het kost geen extra budget om te gebruiken. Voor kleine teams die hun eerste certificering nastreven, lijkt het een logische keuze. Je maakt een spreadsheet met alle vereisten, voegt een kolom toe voor status en bewijsmateriaal, en klaar is Kees.

Het probleem ontstaat pas gaandeweg. De spreadsheet groeit en niemand weet meer precies welke versie de laatste is. Bewijsmateriaal zit verspreid over verschillende bestanden en mappen. Wanneer een auditor om specifieke documenten vraagt, begint de zoektocht door e-mailgeschiedenis en oude backups. Wat begon als een simpele oplossing wordt een onhandelbare chaos.

Toch blijven organisaties vasthouden aan deze aanpak omdat verandering eng voelt. Een nieuw platform betekent investering, tijd om te leren, en het risico dat het niet werkt zoals gehoopt. De bekende pijn voelt veiliger dan de onbekende oplossing, zelfs als die bekende pijn steeds erger wordt.

De illusie dat bestaande processen 'goed genoeg' zijn

"We hebben vorig jaar toch ook certificering gehaald met deze aanpak?" is een veelgehoorde redenering. En technisch gezien klopt dat. Je hebt de audit gehaald, het certificaat hangt aan de muur, dus waarom zou je iets veranderen aan een winnende formule?

Wat deze redenering negeert, is de verborgen prijs die je betaalt. De weken stress voor de audit, de nachtelijke sessies om ontbrekende documentatie te verzamelen, de frustratie van teamleden die keer op keer om hetzelfde bewijs worden gevraagd. Deze kosten zijn niet zichtbaar in een budget, maar wel in gemiste kansen en vermoeidheid van je team.

Bovendien wordt compliance steeds complexer. Wat vorig jaar werkte, schaalt niet mee met je groei. Meer medewerkers, meer systemen, meer klanten betekenen exponentieel meer compliance-verplichtingen. De spreadsheet-aanpak die werkte bij tien mensen, breekt bij vijftig. Tegen die tijd is migreren naar een beter systeem nog pijnlijker geworden.

Compliance is een kapot proces

Onze eerste overtuiging die we moesten formuleren is dat compliance een kapot proces is. We geloven dat mensen het niet leuk vinden om bewijsmateriaal te verzamelen in screenshots en Excel-bestanden. We zagen dat compliance managers en auditors zelden tevreden waren met de kwaliteit en consistentie van resultaten.

De pijnpunten voor compliance teams

We zagen de pijn die onze klanten hadden. Compliance managers moeten constant smeken om aanvullend bewijsmateriaal, of zijn niet op tijd klaar voor audits. Ze moeten eindeloos aan auditors uitleggen hoe dezelfde dingen werken, alsof elke audit de eerste is. Ze moeten graven in zaken die zes maanden geleden gebeurden maar niet goed gedocumenteerd waren.

De eerste lijn heeft het ook niet makkelijk. Ze worden onderbroken in hun werk om screenshots te maken, vragenlijsten in te vullen, of uit te leggen hoe bepaalde processen werken. Deze onderbreking gebeurt vaak op momenten die voor hen niet uitkomen, maar wel urgent zijn voor de audit. Het gebrek aan structuur en voorspelbaarheid maakt compliance tot een constante stoorzender.

Voor het management betekent dit gebrek aan overzicht. Ze weten niet wat de echte status is van compliance-inspanningen tot vlak voor de audit. Risico's blijven onzichtbaar tot ze een probleem worden. Budgetten voor compliance zijn moeilijk te rechtvaardigen omdat niemand precies kan uitleggen waar de tijd en het geld naartoe gaat.

Waarom bewijsmateriaal verzamelen zo inefficiënt is

Het traditionele proces van evidence collection is fundamenteel gebroken. Iemand stuurt een e-mail met een verzoek om een screenshot van een bepaalde configuratie. De ontvanger moet zijn normale werk onderbreken, inloggen op het juiste systeem, navigeren naar de juiste plek, een screenshot maken, deze opslaan met een begrijpelijke naam, en terugsturen. Dit proces herhaalt zich tientallen keren per audit.

Het probleem escaleert wanneer blijkt dat de screenshot onduidelijk is, of niet precies laat zien wat de auditor wil zien. Dan begint het hele proces opnieuw. Of erger: zes maanden later bij de volgende audit moet exact hetzelfde bewijs opnieuw verzameld worden omdat niemand kan terugvinden waar het vorige bewijs is opgeslagen.

Deze inefficiëntie komt voort uit het feit dat bewijs wordt verzameld door mensen in plaats van uit systemen. De systemen bevatten alle informatie die nodig is: wie heeft welke toegang, wanneer is de laatste backup gemaakt, welke versie van software draait waar. Maar in plaats van deze data direct uit de bron te halen, vragen we mensen om handmatig schermafdrukken te maken.

Hoe dit groei en deals vertraagt

De impact van inefficiënte compliance reikt veel verder dan alleen interne frustratie. Vertraging bij het contracteren van leveranciers gebeurt omdat je niet snel genoeg kunt aantonen dat je aan hun security-eisen voldoet. Het verkrijgen van aanvullende financiering van investeerders loopt vast omdat due diligence vragen niet tijdig beantwoord kunnen worden.

Nog pijnlijker is het onvermogen om grotere deals te winnen. Enterprise-klanten vragen om ISO 27001 certificering of uitgebreide security assessments. Als je niet snel en overtuigend kunt aantonen dat je informatiebeveiliging op orde is, gaat de deal naar een concurrent die wel gecertificeerd is. De verkoopteam verliest momentum omdat ze moeten wachten op compliance-documentatie.

Vertragingen in klantcontracten ontstaan doordat legal teams van prospects maanden nodig hebben om door je security-documentatie heen te werken. Elke onduidelijkheid leidt tot vervolgvragen, elke vervolgvraag tot meer vertraging. Wat begon als een veelbelovende sales opportunity, sterft een langzame dood in de juridische review-fase.

Waarom 10x beter realistischer is dan 10 procent beter

Google merkte al op dat bedrijven de neiging hebben om processen te verbeteren via incrementele verbeteringen. "We moeten onze processen deze keer goed documenteren", of "Volgend jaar moeten we ALLEMAAL dezelfde plek gebruiken voor het opslaan van bewijsmateriaal", of "laten we dit jaar eerder beginnen met het voorbereiden van het proces".

Incrementele verbeteringen lossen het werkelijke probleem niet op

Deze acties zullen helpen, begrijp me niet verkeerd, maar uiteindelijk lossen ze het kernprobleem niet op: dat je te veel handmatige actoren gebruikt om de klus te klaren. Een betere spreadsheet is nog steeds een spreadsheet. Een gedeelde drive waar iedereen bewijs opslaat is nog steeds een verzameling losse bestanden zonder structuur of automatische validatie.

Incrementele verbetering betekent dat je accepteert dat het huidige proces de juiste basis is, en dat je alleen de details moet optimaliseren. Maar wat als de basis zelf het probleem is? Wat als het idee dat mensen handmatig bewijs moeten verzamelen fundamenteel achterhaald is?

Radicale verbetering vereist dat je het probleem opnieuw definieert. In plaats van te vragen "hoe kunnen we bewijsmateriaal efficiënter verzamelen", vraag je "waarom verzamelen we überhaupt handmatig bewijsmateriaal?" Dit opent een heel andere oplossingsruimte waarin automatisering centraal staat.

Meer maatregelen moeten uit systemen komen, niet uit mensen

De bron van compliance-informatie zit in je systemen, je applicaties, je cloud. Waarom zou je dit niet als basis gebruiken en proberen om zoveel mogelijk ruis te elimineren? In plaats van iemand te vragen een screenshot te maken van wie admin-rechten heeft, waarom haalt je compliance-platform deze lijst niet automatisch op uit je identity provider?

In plaats van maandelijks te vragen of backups succesvol zijn uitgevoerd, waarom monitort je systeem dit niet continu en waarschuwt het je alleen bij problemen? In plaats van auditors handmatig door tientallen documenten te laten zoeken, waarom presenteer je niet automatisch alle relevante evidence georganiseerd per vereiste?

Deze verschuiving van mensen naar systemen als bron van waarheid is wat 10x verbetering mogelijk maakt. Je elimineert niet alleen handmatig werk, je creëert ook betrouwbaarder resultaten. Systemen liegen niet, vergeten niet, en maken geen typo's in hun rapportages. De data is altijd actueel in plaats van een momentopname van zes maanden geleden.

Schaalbaarheid bepaalt wie overleeft

Compliance is een proces dat vereist dat veel belanghebbenden een beetje van hun tijd "doneren". Als iedereen zijn eigen methode, proces en timing kan bepalen voor het leveren van bewijsmateriaal, heb je in no-time chaos. Er is geen ruimte om aan ieders wensen tegemoet te komen. Of is die er wel?

Waarom herbruikbare componenten cruciaal zijn

Schaalbaarheid komt voort uit het opsplitsen van een probleem in veel herbruikbare delen. Als we een compliance-proces kunnen opdelen in kleine onderdelen, en deze onderdelen vervolgens kunnen hergebruiken in verschillende bedrijven, dan dalen de compliance-kosten voor iedereen.

Denk aan hoe software-ontwikkeling werkt. Je schrijft een functie niet elke keer opnieuw, je maakt een herbruikbare component die je kunt aanroepen. Datzelfde principe geldt voor compliance. Een risicobeoordeling volgt overal dezelfde stappen: identificeer assets, bepaal bedreigingen, beoordeel impact en waarschijnlijkheid, definieer maatregelen. Waarom zou elk bedrijf dit proces vanaf nul moeten ontwerpen?

Door templates, frameworks en methodologieën herbruikbaar te maken, profiteert iedereen van de expertise die erin is gestopt. Een policy-sjabloon dat door compliance-experts is geschreven en door duizenden bedrijven is verfijnd, is beter dan wat een individuele organisatie in een paar uur kan produceren. Deze collectieve wijsheid verheft de baseline voor iedereen.

Integraties als basis voor lagere compliance-kosten

We gebruiken toch allemaal dezelfde cloudproviders en productiviteitsapplicaties. Google Workspace, Microsoft 365, AWS, Slack - de bouwstenen van moderne bedrijven zijn grotendeels uniform. Dit biedt een enorme kans voor schaalbare compliance-oplossingen.

Als je één keer een integratie bouwt die automatisch toegangsrechten uitleest uit Google Workspace, dan kunnen duizenden bedrijven daarvan profiteren. De ontwikkelkosten worden gespreid over alle gebruikers, wat het betaalbaar maakt om hoogwaardige integraties te bouwen die anders onbereikbaar zouden zijn voor kleine organisaties.

Deze schaalbare technologie voor een betere compliance-ervaring betekent dat je niet elk wiel opnieuw hoeft uit te vinden. De basisinfrastructuur is er, je hoeft het alleen nog te configureren voor jouw specifieke situatie. Dit verlaagt dramatisch de drempel om te starten met professionele compliance-automatisering.

Technologie werkt pas als het mensen versterkt

Menselijk oordeel is een prachtig iets. Experts zijn veel beter in het begrijpen van context dan technologie, en hebben toegang tot meer gegevens en risicofactoren dan technologie kan benaderen of bedenken. Succes is wanneer mensen en technologie naadloos samenwerken en elkaar versterken. Dit geldt ook voor compliance.

Wat automatisering wél en niet kan oplossen

Automatisering is briljant in het uitvoeren van repetitieve taken, het bijhouden van status, het verzamelen van data, en het signaleren van afwijkingen. Het is betrouwbaar, consistent, en schaalt moeiteloos van tien tot duizend systemen. Voor deze taken is automatisering superieur aan mensen.

Maar automatisering kan geen context begrijpen. Het kan niet beslissen of een bepaald risico acceptabel is voor jouw specifieke bedrijfssituatie. Het kan niet creatief nadenken over hoe een maatregel het beste geïmplementeerd kan worden binnen jouw cultuur en processen. Het kan niet de nuance oppikken in een auditor-vraag en anticiperen op vervolgvragen.

Deze beperkingen betekenen niet dat automatisering waardeloos is, integendeel. Door automatisering in te zetten voor wat het goed kan, maak je tijd vrij voor mensen om zich te richten op wat zij goed kunnen. In plaats van screenshots maken, kunnen experts nadenken over risicostrategie. In plaats van lijsten bij te houden, kunnen ze processen optimaliseren.

Waarom menselijk oordeel onmisbaar blijft

Niet alle maatregelen kunnen volledig worden geautomatiseerd. Een risicobeoordeling vereist begrip van je bedrijfsmodel, je strategie, je concurrentiepositie. Alleen mensen binnen je organisatie hebben deze context. Een policy moet passen bij je bedrijfscultuur en realistisch zijn gegeven je resources. Alleen jouw team kan deze afweging maken.

Daarom is ons vijfde 'eerste principe' dat van het maken van technologie die werkt voor mensen, niet andersom. Het doel is niet om mensen te vervangen, maar om hen te ondersteunen zodat ze hun werk beter kunnen doen. Technologie moet de cognitieve last verlagen, niet verhogen. Het moet complexiteit verbergen, niet toevoegen.

De rol van GRC lite functionaliteit als praktische ondersteuning

Daarom zijn we begonnen met het creëren van een zeer eenvoudige en gebruiksvriendelijke governance-, risico- en compliance-module (GRC lite) die erop gericht is de expert te helpen hun werk zo efficiënt mogelijk te doen. Geen complexe enterprise-software die weken training vereist, maar intuïtieve tools die je in een middag onder de knie hebt.

Het principe blijft hetzelfde: verminder compliance-frictie door onnodige handmatige en repetitieve onderhoudstaken te elimineren. Focus de aandacht van experts op beslissingen en strategie in plaats van administratie. Maak compliance toegankelijk voor organisaties die geen dedicated compliance-officer in dienst hebben.

Door documentbeheer, risicomanagement, en evidence collection te centraliseren in één overzichtelijk platform, houd je het overzicht zonder overweldigd te raken. Door templates en best practices in te bouwen, profiteer je van collectieve expertise zonder externe consultants in te huren. Door automatische monitoring voorkom je verrassingen zonder constant handmatig te moeten checken.

Samengevat

De vijf principes in één overzicht

Dit zijn onze vijf eerste principes om de eerste lijn terug in de bestuurdersstoel te plaatsen en de compliance-functie naar het volgende niveau te tillen:

1. De status quo is je grootste concurrent - Excel en bestaande processen voelen veilig maar schalen niet
2. Compliance is een kapot proces - Handmatig bewijsmateriaal verzamelen kost onnodig veel tijd en vertraagt groei
3. 10x beter is realistischer dan 10% beter - Incrementele verbeteringen lossen het fundamentele probleem niet op
4. Schaalbaarheid bepaalt wie overleeft - Herbruikbare componenten en integraties verlagen kosten voor iedereen
5. Technologie werkt pas als het mensen versterkt - Automatisering moet experts ondersteunen, niet vervangen

Wat dit betekent voor moderne compliance-teams

Voor compliance-teams betekenen deze principes een fundamentele verschuiving in hoe ze werken. In plaats van de bulk van hun tijd te besteden aan administratie en bewijsverzameling, kunnen ze focussen op wat echt waarde toevoegt: risico's begrijpen, betere processen ontwerpen, en strategisch adviseren.

Voor organisaties die groeien betekent het dat compliance geen blokkade meer hoeft te zijn. Met de juiste automatisering kun je opschalen zonder proportioneel meer mensen nodig te hebben voor compliance. Je kunt sneller reageren op klantvragen, sneller certificeringen behalen, en sneller nieuwe markten betreden.

Voor de compliance-industrie als geheel betekent het dat we van een noodzakelijk kwaad kunnen evolueren naar een strategisch voordeel. Compliance wordt niet leuker door automatisering, maar wel minder pijnlijk. En uiteindelijk is dat wat nodig is om van compliance een duurzaam, schaalbaar proces te maken dat moderne organisaties helpt in plaats van hindert.