# Leveranciers aanmaken en beheren

> Een leverancier-record bouw je in een vaste volgorde op. Aanmaken, de vragenlijst invullen die automatisch een risk rating oplevert, en documenten toevoegen.

Source: https://tidalcontrol.com/nl/docs/vendors/creating-and-managing-vendors

Een leverancier-record bouw je in een vaste volgorde op: aanmaken, de beoordelingsvragenlijst invullen wat automatisch een risk rating oplevert, de onderbouwende documenten toevoegen, en hem daarna goedkeuren. Tot dat moment blijft hij een Concept.

## Nieuwe leverancier aanmaken

Een leverancier begint als Concept en blijft dat tot zijn beoordeling compleet is.

### Leverancier toevoegen proces

1. **Klik "Leverancier toevoegen"** rechtsboven in Leveranciers overzicht
2. **"Een nieuwe leverancier aanmaken" dialoog opent**
3. **Zoek of voeg een leverancier toe** - Type leverancier naam
4. **Eigenaar toewijzen** - Selecteer verantwoordelijke (optioneel)
5. **Omschrijving** - Voeg beschrijving toe (optioneel, markdown supported)
6. **Klik "Aanmaken"** om leverancier aan te maken

![Create new vendor dialog](/images/help/vendors_add.png)

**Initiele leverancier setup:**
- **Status:** Automatisch "Concept"
- **Assessment:** Leeg, moet ingevuld worden
- **Rating:** Wordt bepaald na afronding van de assessment
- **Owner:** Toegewezen persoon of later toe te wijzen

## Leverancier assessment voltooien

Het assessment bepaalt de risicoclassificatie en compliance vereisten voor de leverancier.

### Assessment vragenlijst invullen

**Ga naar Beoordeling tab** van leverancier detail panel en beantwoord alle vragen:

![Vendor Assessment Tab](/images/help/vendors_assessment_tab.png)

**Data Access Level:**
- **No access** - Geen toegang tot systemen of data
- **Limited access** - Beperkte toegang tot non-sensitive data
- **Full access to sensitive/regulated data** - PII, financiële, health data

**Data Processing Type:**
- **No data processing** - Alleen fysieke services
- **Basic business data** - Non-sensitive operational data
- **Sensitive personal data** - Namen, adressen, contact details
- **Regulated data** - Financial, health, government data

**Business Criticality:**
- **Low impact** - Minimal business disruption bij uitval
- **Moderate impact** - Some operational impact
- **Highly important** - Significant business impact bij disruption
- **Business critical** - Core operations afhankelijk van service

**Regulatory Jurisdictions (optioneel):**
- Selecteer relevante jurisdicties waar leverancier opereert
- Bijvoorbeeld: EU/EEA, US, Asia-Pacific
- Beïnvloedt compliance vereisten

**Leverancier Scope (optioneel):**
- **Limited scope** - Specifieke project of service
- **Department level** - Service voor één afdeling
- **Organization wide** - Service voor hele organisatie

### Risk rating automatisch bepalen

Na assessment completion berekent Tidal automatisch de risk rating:
- **Hoog:** Kritieke business services, gevoelige data en/of wettelijke scope
- **Gemiddeld:** Matige impact, beperkte data toegang en/of standaard compliance
- **Laag:** Minimale impact, geen data processing en/of laag-risico dienstverlening

## Leverancier details configureren

Het tabblad Details bevat de eigen informatie van de leverancier, los van de antwoorden op de beoordeling.

### Details tab invullen

Niets dat je hier invult beïnvloedt de risk rating; die komt uit de beoordeling zelf.

**Basis leverancier informatie:**
- **Omschrijving:** Beschrijving van leverancier services
- **Website:** Officiele website URL van leverancier
- **Contactpersoon leverancier:** Primair contact persoon aan leverancier zijde

**Compliance en security informatie:**
- **Beveiligingspagina:** Link naar leverancier security documentatie
- **Privacybeleid:** URL naar leverancier privacybeleid
- **Jurisdictie:** Legal jurisdictie van leverancier (bijv. NL/EU)

**Interne management:**
- **Eigenaren:** Interne eigenaren van leverancier relatie toevoegen

![Vendor details configuration](/images/help/vendors_details_tab.png)

## Document management

Leveranciersdocumenten zijn het bewijs achter de beoordeling: certificeringen, rapporten en overeenkomsten.

### Document upload proces

1. **Ga naar Documenten tab** in leverancier detail panel
2. **Klik "Document uploaden"** 
3. **Documenttype** handmatig selecteren
4. **Select document** van computer

### Document types

Welke documenten je nodig hebt hangt af van het risiconiveau van de leverancier, maar een privacybeleid en security assurance dekken de meeste gevallen.

**Type compliance documenten:**
- **Privacy Policy** - Privacybeleid van de leverancier en omgang met persoonsgegevens
- **Security Assurance** - Security certificeringen en rapporten (bijv. ISO 27001, SOC 2)
- **Data Processing Agreement** - GDPR/privacy compliant verwerkersovereenkomst
- **Vendor Contract** - Primaire contract met de leverancier

**Document tracking:**
- **Uploaddatum** - Wanneer document toegevoegd
- **Uploaded By** - Wie document heeft geüpload
- **Documenttype** - Categorisering voor compliance

![Document management](/images/help/vendors_documents_tab.png)

## Leverancier goedkeuringsworkflow

Een leverancier goedkeuren is een bewuste stap na de beoordeling, en wat je vóór goedkeuring zou moeten eisen hangt af van de risk rating.

### Concept naar Goedgekeurd proces

Een leverancier is klaar om goed te keuren zodra zijn beoordeling, rating en verplichte documenten allemaal op orde zijn.

**Aanbevolen goedkeuringsvereisten:**
1. **Assessment voltooid** - Alle verplichte vragen beantwoord
2. **Risk rating bepaald** - Classificatie toegewezen
3. **Verplichte documenten** geüpload per risiconiveau
4. **Eigenaar toegekend** - Verantwoordelijke toegewezen

**Een leverancier goedkeuren:**
1. **Ga naar leverancier** actions menu (drie puntjes)
2. **Selecteer "Leverancier goedkeuren"**
3. **Status wijzigt naar "Goedgekeurd"** en de "Goedgekeurd" datum wordt automatisch ingesteld

![Vendor approval options](/images/help/vendors_approve.png)

### Aanbevolen goedkeuringscriteria per risiconiveau

Wat je vóór goedkeuring zou moeten eisen, schaalt met de risicorating: meer bewijs en vaker herbeoordelen voor leveranciers met hoog risico.

**Hoog risico leveranciers:**
- **Risicobeoordeling:** - Alle vragen beantwoord en akkoord bevonden
- **Documenten** - Alle documenten geüpload en gereviewed
- **Kwartaallijkse of halfjaarlijkse** herbeoordeling

**Gemiddeld risico leveranciers:**
- **Risicobeoordeling:** - Verplichte vragen beantwoord en akkoord bevonden
- **Documenten** - Tenminste contract en certificering geüpload en gereviewed
- **Jaarlijkse** herbeoordeling

**Laag risico leveranciers:**
- **Risicobeoordeling:** - Verplichte vragen beantwoord en akkoord bevonden
- **Documenten** - Tenminste contract geüpload en gereviewed
- **Jaarlijkse of driejaarlijkse** herbeoordeling

### Meerdere leveranciers tegelijk beheren

Door meerdere leveranciers tegelijk te selecteren kun je ze opnieuw toewijzen, goedkeuren, archiveren of verwijderen in één actie.

**Beschikbare bulk operaties:**
- **Eigenaar wijzigen** - Nieuwe eigenaar toewijzen aan groep leveranciers
- **Archiveren** - Meerdere leveranciers in één keer archiveren
- **Goedkeuren** - Meerdere leveranciers in één keer goedkeuren
- **Verwijderen** - Meerdere leveranciers in één keer verwijderen uit het systeem

**Bulk workflow:**
1. **Selecteer leveranciers** met checkboxes links in overzicht
2. **Relevante knoppen verschijnen** bovenaan de tabel
3. **Kies gewenste actie** en bevestig

## Volgende stappen

Nu je leveranciers kunt aanmaken en beheren:
- **Start met kritieke leveranciers** voor directe risicobeoordeling
- **Ontwikkel document templates** voor efficiente en concsistente toepassing van compliance vereisten
- **Plan periodieke review cycles** voor leverancier portfolio management
- **Train leverancier eigenaren** in beoordelings -en goedkeuringsprocedures